Devido à pandemia de coronavírus, muitas empresas começaram a transferir os seus funcionários para trabalhos remotos. Felizmente, nesta era da tecnologia da informação, é muito mais fácil fazer isso. Por exemplo, reuniões importantes também podem ser realizadas por meio de comunicação por vídeo, independentemente de onde cada participante esteja localizado no planeta. Muitos agora usarão esse método de comunicação, por isso decidimos relembrar as nove regras básicas da comunicação por videochamada.
Escolha uma plataforma que seja conveniente para todos
Infelizmente, a videoconferência tem uma desvantagem significativa – problemas técnicos que ocasionalmente surgem de um dos participantes. Por exemplo, alguém não pode instalar o programa desejado, enquanto alguém desliga constantemente um microfone ou câmera.
Para impedir que isso aconteça, precisa concordar com antecedência sobre que tipo de serviço que todos os funcionários da empresa usarão. E a escolha aqui não se limita ao Skype usual. Existem muitos sites semelhantes e mais adaptados: Zoom, Discord, Whatsapp, Skype, Google Hangouts Meet e muitos outros. Teste cada um e escolha o mais conveniente.
Verifique o serviço quanto a interrupções técnicas
Mudar para o modo de operação on-line, não basta baixar o programa necessário para videochamadas. É importante configurá-lo com antecedência para não desperdiçar o tempo dos colegas durante a própria conferência.
Aconselhamos que se familiarize com a interface e as funções do programa com antecedência, bem como verifique o microfone e a câmera. E para registar a sua conta, recomendamos o uso do nome, sobrenome e posição, em vez de pseudónimos. Portanto, será mais fácil para os colegas entender com quem estão a falar.
Escolha um fundo adequado
Será um pouco estranho se durante uma vídeo chamada os seus colegas virem uma pilha de roupas ou uma montanha de louça suja ao fundo? Para evitar esses momentos, precisa se preparar para a conferência com antecedência. Limpe em casa para não envergonhar os participantes da conversa e a si mesmo para não se envergonhar. Se não houver força suficiente para a limpeza, algumas plataformas (por exemplo, Zoom) têm a função de fundo artificial. Ou seja, pode selecionar qualquer imagem e colocá-la em segundo plano, ocultando o interior do seu apartamento.
Vestir um traje de negócios
A comunicação por vídeo não significa que tenha que ficar exatamente como costuma ficar em casa. Afinal, numa reunião real no escritório, não vem de pijama e roupão de banho. Também aqui vale a pena observar o código de vestuário de trabalho.
Coloque a “roupa” habitual de trabalho num estilo comercial e pode deixar o “fundo” de casa se preferir – dessa forma, parecerá sério, mas não se privará do conforto do lar.
Faça acordos com a sua família para não atrapalhar
Nem todos têm a oportunidade de ter uma sala separada ou escritório, para não confundir os seus colegas com os gritos e barulhos das famílias. Felizmente, pode combinar com a sua família que, durante a sua vídeo chamada em trabalho, eles adiem todas as coisas barulhentas e não passem na frente do monitor.
Ligue o microfone apenas quando falar
Essa é uma das regras fundamentais da videoconferência com um grande número de participantes. Se todos deixarem os microfones ligados, a sua comunicação se transformará num conjunto de sons e ruídos estranhos – som do cão, com do teclado, tossir etc.
Dê tempo aos colegas para responder
Às vezes, numa vídeo chamada, há atrasos no som ou nas imagens. Isso acontece se a rede estiver sobrecarregada ou se uma pessoa trabalha em outro ponto da Terra. Portanto, ao fazer perguntas ou aguardar um comentário, aguarde alguns segundos para que seu apelo alcance os seus colegas e a resposta deles.
Mantenha contato visual
Durante qualquer conversa, o mais importante é o contato visual. A comunicação online não é exceção. É melhor sentar-se em relação à câmera para que o seu rosto fique no meio da janela. E a aparência deve ser fixada na câmera – isso dará a impressão de que está a olhar diretamente nos olhos dos colegas.
Atribuir um oficial de videoconferência
Em geral, a comunicação por vídeo é igual à comunicação na realidade. E as regras aqui devem agir da mesma maneira: não se atrasar, não interromper os outros, não se desviar do tópico, não se calar, etc. Infelizmente, por alguma razão, durante uma vídeo chamada, muitos esquecem as regras da decência e violam essas leis inabaláveis. Portanto, faz sentido nomear um moderador da conferência com antecedência, que monitorará o pedido.